Política de Confidencialidad

Fénix Community Center A.C.

Versión: 1.0
Vigencia: Inmediata

1. Propósito

Fénix Community Center A.C. adopta esta Política de Confidencialidad con el fin de garantizar la protección de la información personal, sensible y operativa que administra en el marco de sus programas de atención, acompañamiento legal, protección humanitaria y cooperación institucional. Esta política establece estándares profesionales para el manejo responsable de la información, alineados con buenas prácticas nacionales e internacionales aplicables al sector social.

2. Alcance

Esta política aplica a:

• Personal remunerado.

• Voluntariado.

• Consultores, prestadores de servicios y aliados operativos.

• Cualquier persona que, por razón de sus funciones, tenga acceso a información generada o administrada por Fénix Community Center A.C.

Cubre información en formatos físicos, digitales, audiovisuales, testimoniales y cualquier otro medio susceptible de almacenamiento o transmisión.

3. Definiciones relevantes

• Información confidencial: Datos personales, documentos, testimonios, expedientes y cualquier información no pública relacionada con beneficiarios, personal, programas o procesos internos.

• Datos sensibles: Aquellos que puedan revelar origen étnico, situación migratoria, estado de salud, orientación sexual, creencias, situación legal, violencia o cualquier condición que pueda exponer a riesgo a la persona.

• Autorización expresa: Consentimiento informado otorgado por la persona titular de la información.

4. Principios rectores

• Legalidad y legitimidad: Toda recolección y uso de datos se realizará conforme a la normativa aplicable.

• Minimización: Solo se solicitará la información estrictamente necesaria para la prestación del servicio.

• Integridad y seguridad: La información será protegida mediante controles administrativos, técnicos y físicos.

• Necesidad y proporcionalidad: El uso de datos deberá responder a fines claros, legítimos y vinculados a los programas institucionales.

• No discriminación: El manejo de datos nunca podrá generar tratos diferenciados injustificados.

5. Responsabilidades del personal y terceros

Todo individuo sujeto a esta política deberá:

1. Mantener en estricta reserva toda información a la que tenga acceso.

2. Evitar compartir datos fuera de los canales autorizados o mediante plataformas no seguras.

3. Utilizar la información únicamente para fines institucionales.

4. Reportar de inmediato cualquier incidente, pérdida o acceso no autorizado.

5. Firmar acuerdos de confidencialidad cuando la naturaleza de sus funciones así lo requiera.

6. Manejo y protección de la información

• La información será almacenada en sistemas protegidos y con acceso restringido según funciones.

• Los expedientes físicos deberán permanecer bajo resguardo en áreas autorizadas.

• Toda transferencia de datos a terceros requerirá autorización expresa de la persona titular o fundamento legal.

• En actividades de documentación, entrevistas o acompañamientos, el personal deberá explicar el uso previsto de la información y obtener el consentimiento correspondiente.

7. Uso institucional y prohibiciones

Está prohibido:

• Divulgar información de beneficiarios en redes sociales, comunicaciones públicas o privadas, sin consentimiento.

• Utilizar información para fines personales, comerciales o externos a los objetivos de la organización.

• Reproducir, copiar o almacenar datos en dispositivos personales no autorizados.

• Compartir contraseñas o accesos institucionales.

8. Conservación y eliminación de la información

La información será conservada únicamente el tiempo necesario para cumplir los fines institucionales o las obligaciones legales aplicables. Concluido dicho periodo, será eliminada o archivada siguiendo protocolos seguros.

9. Incumplimientos

Las violaciones a esta política podrán derivar en medidas disciplinarias, terminación de relación laboral o contractual, e incluso responsabilidad administrativa o legal cuando corresponda.

10. Revisión y actualización

Esta política será revisada anualmente o cuando exista un cambio normativo o institucional que lo justifique.

Fénix Community Center A.C.
Política de Confidencialidad – Uso institucional y externo autorizado.